Arbeiten in Zeiten von Corona§ 

Stand: 10.11.2020

Die meisten Mitarbeiter der sächsischen außeruniversitären Institute müssen sich derzeit aufgrund der außergewöhnlichen Situation mit dem Thema “Home Office” auseinandersetzen. Um dennoch produktiv und kooperativ arbeiten zu können, hat das KompetenzwerkD Ihnen eine Liste mit Links und Hinweisen zusammengestellt, wie Sie die nächste Zeit an verteilten Arbeitsplätzen mit digitalen Besprechungen & Co. hoffentlich meistern können. Sicherlich wird nicht alles perfekt funktionieren, denn gerade technische Lösungen erfordern oft Zeit zur Vorbereitung und werden überlastet sein. Deshalb führen wir hier Optionen auf und erlauben uns Hinweise aus unserer Erfahrung.

Bitte beachten Sie gegebenenfalls Vorgaben Ihres Instituts bezüglich der Nutzung externer Dienste. Häufig erfolgt eine Übertragung bzw. Speicherung der jeweiligen Daten auf den Servern eines kommerziellen im Ausland ansässigen Unternehmens, die datenschutzrechtlich in Deutschland nicht immer gestattet sind. Nach unserem Kenntnisstand sind derzeit die Vorgaben der Institutionen gelockert, aber das kann sich später wieder ändern. Generell empfehlen wir Lösungen, die open access/open source/open science gewährleisten.

Für die Mitarbeiter der SAW:

Bereits jetzt können Sie in der SAW-Cloud mit ihrem SAW-Login: an Word bzw. MS-Office Dokumenten arbeiten (genutzte Software: Only Office), Dateien speichern (Cloud-Service), einen Kalender führen, Aufgabenlisten erstellen (Deck), Videocalls durchführen (Talk und BigBlueButton) etc..

Alles Gute und bleiben Sie gesund!

Ihr KompetenzwerkD - Dirk Goldhahn, Peter Mühleder und Franziska Naether

Kontakt: KompetenzwerkD@saw-leipzig.de

Video-Tools für Besprechungen, Vorträge/Lehrveranstaltungen als Livestream etc.§ 

Hier gilt: Durch den erhöhten Bedarf ist aktuell mit technischen Ausfällen einzelner Anbieter zu rechnen. Wir empfehlen, einen Plan B und C zu haben. Leider muss dafür auch auf kommerzielle Anbieter zurückgegriffen werden. Eine gute Übersicht mit Einrichtungshinweisen einzelner Programme finden sich hier.

Weitere Programme§ 

open source:

kommerzielle Anbieter:

  • Adobe Connect - auch für größere Gruppen geeignet (500+ Leute)
  • Circuit
  • Google Hangouts - abgespeckte Version, Google hat einige Funktionen eingestellt; ehemals Google Talk, beides wird ersetzt durch Google Meet
  • GoToMeeting - Datenschutz ähnlich problematisch wie Zoom
  • Microsoft Teams - für kleinere Gruppen
  • Skype - Datenschutz problematisch; vgl. auch Skype for Business
  • Spreed
  • Streamio - Anbieter aus Leipzig
  • WebEx (von Cisco) - es gibt eine Erweiterung innerhalb von SAW-Zimbra-Mail
  • Whereby - bis 50 Personen
  • Zoom - Videomeetings für Gruppen jeweils nur bis maximal 40 Minuten. Ein detailierter Überblick zur Datenschutz-Problematik auf Hackernews: "The most important takeaway for regular users is simply to think carefully about their security and privacy needs for each call they make. Zoom's security is likely sufficient if it's just for casual conversations or to hold social events and organize lectures. For everything else that requires sharing sensitive information, there are more secure options like self-hosted Jitsi, Signal and Wire. Citizen Lab, which has identified a severe security issue with Zoom's Waiting Room feature, has encouraged users to use the password feature for a "higher level of confidentiality than waiting rooms." Mittlerweile bieten Browser Addons an, mit denen man die Installation des Zoom-Clients entgehen kann, hier für Mozilla Firefox und für Chrome.
  • Tools innerhalb von Clouds, z. B. Talk innerhalb der SAW-Cloud (basiert auf Nextcloud), nur für kleinere Gruppen unter 10 Leute

Hinweise§ 

  • Vor der Aktivierung des Video auf Hintergrund, Lichtverhältnisse und Kleidung achten.
  • Wenn Videos abbrechen wegen Netzüberlastung, reicht vielleicht der Audio-Kanal. Auch eine Option für Lehrveranstaltungen.
  • Meetings: Eine/r in der Gruppe sollte bei den Gesprächen moderieren (Gesprächsanteile prüfen, nachhaken, Reihenfolge der Sprecher festlegen)
  • Handzeichen im Video, digitales Melden oder ein Hinweis im Chat helfen, um sich in Diskussionen einzubringen.
  • Bei Bedarf lohnt es sich, ein Protokoll gleich parallel zum Video zu schreiben (siehe unten unter “Kommunikationstools”) oder auch mit Zielen und Aufgabenlisten in Projektmanagement-Tools zu arbeiten (siehe unten unter “Projektmanagement”).

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Kommunikationstools zum Chatten im Team§ 

Es kann hilfreich sein, sich über andere Kommunikationsformen als E-Mails, Anrufe oder Videokonferenzen abzustimmen und auf dem Laufenden zu halten. Chat-Formate können dabei helfen:

  • Rocket.Chat - open source
  • Mattermost - open source
  • Signal - Freier, verschlüsselter Nachrichtendienst (Messenger) für Smartphones und Desktop-Computer, generell eine Alternative zu WhatsApp/Facebook Messenger
  • Telegram - dito
  • Slack - Teamarbeitsumgebung
  • Riot - Verschlüsselter Nachrichtendienst (Chat-Messenger) [manchmal sehr langsam]
  • Discord - Verschlüsselter Nachrichtendienst, ursprünglich aus der Gaming-Community, für Text- und Sprachnachrichten

Tools zur Terminabstimmung§ 

  • Nuudel - Alternative zu Doodle, ohne Speicherung der Userdaten.
  • Dudle - dito, entwickelt von der TU Dresden, auch für Umfragen geeignet.

Tools zum kollaborativen Schreiben (Alternativen zu Google Docs, Dropbox etc.)§ 

Der Alltag wird immer mehr durch das gemeinsame Abfassen von Dokumenten aller Art bestimmt. Außer der neu aufgesetzten SAW-Cloud (basierend auf Nextcloud Hub und Only Office) haben wir folgende Vorschläge:

  • AWW App - Digitales Whiteboard, auch zum Zeichnen
  • HackMD - Zum gemeinsamen Verfassen von Dokumenten (im Markdown-Format). Eine offene Instanz der Open Knowledge Foundation finden Sie hier.
  • CryptPad - Verschlüsselter Dienst für Richtext Dokumente, Spreadsheets, Todos, etc. Mit einer einfachen Anmeldung (ohne Angabe einer Email-Adresse) erhält man 1 GB Speicher (aufgrund der aktuellen Situation wurde der freie Speicher von 50 MB auf 1 GB erhöht).
  • Etherpad - Open Source-Dienst für Dokumente. Freie Etherpad Instanzen sind hier und hier zu finden.
  • ChaosPad
  • Limnu - Digitales Whiteboard zum Zeichnen und für Brainstorming
  • Padlet - Zum gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten, Präsentationen, Websites
  • Sciflow - Editor zum Schreiben und Formatieren wissenschaftlicher Texte

Tools für Projektmanagement (Aufgabenlisten etc.)§ 

Wenn Sie mehr benötigen als simple To-Do-Listen, dann werden Sie bei diesem Anbietern fündig:

  • Asana - To do-Listen führen, Ziele im Team für ein Projekt definieren etc. auf Basis des Prinzips “KanBan”
  • Trello
  • Wrike
  • Awork - Projektmanagment und Zeiterfassung

Digitale Lehre§ 

Die Hochschulen starten in der Regel zum regulären Beginn der Vorlesungszeit mit digitalen Lehrveranstaltungen. Das bedeutet einen hohen Arbeitsaufwand für Lehrende, denn neben der Vorbereitung der Sitzungen kommt noch die technische Umsetzung dazu. Machen Sie sich keine Illusionen: digitale Lehre braucht Zeit, es geht auch mal etwas schief und nicht immer erreicht man alle Studierenden. Aber es ist kein Hexenwerk und macht Spaß! Hier ein paar Hinweise dazu:

Hinweise§ 

  • Spontane digitale Lehre muss nicht perfekt sein!
  • Rundmails an Studierende mit verlässlichen Ansagen zu Anforderungen und Abläufen sind hilfreich für alle Beteiligten, gerne mit Ermunterungen.
  • Planen Sie bei Vorbereitung und während der Kurse einen Zeitpuffer für unvorhergesehene Unterbrechungen (“Troubleshooting”) ein - gerade, wenn Sie und Ihre Studierenden Software installieren müssen.
  • Es ist effektiver, Sitzungen in kleinen “Häppchen” von 15-30 Minuten mit Unterbrechungen aufzuzeichnen/abzuhalten statt als 90minütige Vorlesungen.
  • Unter Umständen werden Sie nicht alle Studierenden online erreichen. Nicht alle werden aus unterschiedlichen Gründen (Behinderung, Krankheiten, technische Ausstattung, Netzprobleme etc.) Zugang zu Ihrer digitalen Lehre haben. Bieten Sie virtuelle Sprechstunden an oder eine Erreichbarkeit per E-Mail. Dazu können Sie z. B. die "Breakout-Rooms" in Videokonferenztools nutzen.
  • Betreuung von Qualifikationsarbeiten: Hier bietet es sich an, mit den Kandidat/innen den Zeitplan unter Umständen zu aktualisieren, da die Bibliotheken geschlossen sind, Feldforschung nicht möglich ist etc. und Hochschulen nach und nach ihre Prüfungszeiträume aussetzen. Beschäftigungsverhältniss bei Drittmittelgebern oder nach Wissenschaftszeitvertragsgesetz können ggf. verlängert werden.

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Arbeiten im Home Office§ 

  • Arbeiten im Dauer-Home Office ist eine Umstellung. Achten Sie auf Routinen, regelmäßige Pausen, Bewegung/Sport und gesunde Ernährung.
  • Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag durch Pläne oder To-Do-Listen. Das ist insbesondere zielführend, wenn Sie im Team arbeiten.
  • Erwarten Sie nicht zu viel und legen Sie die Messlatte für sich und Ihr Umfeld nicht zu hoch an. Familienarbeit, Umstellung, Unsicherheiten, Ängste und Weiteres wirken sich auf die berufliche Effizienz aus.
  • Wenn möglich, reduzieren Sie Ablenkungen durch E-Mails, Nachrichten- und Messenger-Dienste auf bestimmte Zeiten (“Sprechstunden”). Ggf. schalten Sie Ihr Smartphone auf lautlos. Insbesondere wissenschaftliches Arbeiten (Schreiben, Recherchieren, Übersetzen, Quellenarbeit) erfordert ein hohes Maß an Konzentration und weiteren Kompetenzen.
  • Drei Hinweise für Führungskräfte mit Mitarbeiter/innenverantwortung: „Gehen Sie in Vorleistung und bekennen sich aktiv zu Ihrem eigenen aktuellen Befinden.“; Arbeiten Sie mit einer „kurzfristige Perspektive auf Ziele“ – so können Mitarbeiter/innen „,auf Sicht‘ Resultate zu erzielen“; „Versorgen Sie sich selbst“: Quelle: Fa. Keller Partner. Denken Sie auch an prekär beschäftigte Hilfskräfte und Lehrbeauftragte, deren Verträge vielleicht schon während der Corona-Pandemie enden und die oft nicht in allen Verteilern sind.
  • Wir empfehlen ein agiles Projektmanagement. Beschränken Sie sich auf die essentiellen Aufgaben statt Punkte abzuhaken - und überprüfen Sie täglich im Team, was momentan ansteht. Erfolgversprechend sind auch geteilte Führung, Teams, die sich selbst organisieren, verstärkte Kommunikation untereinander, und das Treffen von Entscheidungen. Wenn etwas nicht funktioniert, disponieren Sie um. Quelle: United Nations, Organization Development and Change Management

Lernen, Helfen, Ideen für Abwechslung§ 

Ein paar Links, die für Arbeit und Leben im home office (auch mit Kindern) von Interesse sein können. Ganz arbiträr und als Anregung gedacht, bestimmt fällt Ihnen noch viel mehr ein.

Sicherlich sind Ihnen diese wichtigen Adressen bekannt. Beziehen Sie von dort Ihre Nachrichten und informieren Sie Ihr Umfeld - insbesondere Personen, die schwer zwischen Nachricht und Fehlmeldung unterscheiden können.

Gibt es weitere Themen, zu denen Sie sich Informationen wünschen? Dann schreiben Sie uns: KompetenzwerkD@saw-leipzig.de

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